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1. INFORMAÇÕES GERAIS
1.1. PROMOÇÃO E REALIZAÇÃO
SBM- Sociedade Brasileira de Microbiologia
1.2. ORGANIZAÇÃO
Prix Eventos - Av. Taquary,390 Cristal Porto Alegre/RS
Fone/fax: 51.32496164
e-mail: microbiologia@prixeventos.com.br
Diretora: Silvia Neglia
1.3. MONTADORA OFICIAL
Linear Stands
Rua Benjamin Constant, 315 – Sitio Novo
Fone/fax: 81.34270408 – luciana@linearstands.com.br
Contato: Luciana Ferreira
1.4. LOCAL DO EVENTO
Enotel Porto de Galinhas Resort & Spa
Rodovia PE-09 – Gleba 6 BA
Porto de Galinhas – Ipojuca-PE
CEP: 55590-000
Contato: Ger. de Eventos – Almir Cardoso
E-mail: a.cardoso@enotel.com.br
1.5. HORÁRIOS 6 de novembro – das 07h00 às 18h00 – Recebimento de materiais p/ stands
7 de novembro – das 07:00 às 16:00 – Montadora Oficial
7 de novembro – das 16:00 às 24:00 – Demais Montadoras
8 de novembro - das 07:00 às 13:00 - decoração
1.6 EVENTO 08,09,10,11 de novembro de 2009 – 13:00 às 20:00
12 de novembro de 2009 – 08:00 às 17:00
1.7 DESMONTAGEM 12 de novembro de 2009 - a partir das 20:00
NORMAS GERAIS
2.1. RESPONSABILIDADE
A SBM e a PRIX EVENTOS não se responsabilizam por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, deficiências ou interrupções no fornecimento de energia elétrica e de água, ou sinistros de qualquer espécie.
2.2. ENVIO DE MERCADORIAS PARA O EVENTO
• O envio deverá ser feito para o seguinte endereço:
25º CBM
Enotel Porto de Galinhas Resort & Spa
Rodovia PE-09 – Gleba 6 BA
Porto de Galinhas – Ipojuca-PE
CEP: 55590-000
CNPJ: 03787288/0001-84
• Não serão recebidas mercadorias antes do dia 06.11.2009,oportunidade em que a organização estará instalando a secretaria do evento. Receberemos os materiais para encarte nas pastas dos congressistas
• Toda nota fiscal na qual conste o Enotel como destinatário dos produtos, deverá ser entregue ao Departamento de Eventos para conhecimento e possível emissão da nota fiscal de devolução.
• O expositor deverá mandar seus produtos/equipamentos/catálogos/ brindes somente quando houver um responsável em seu estande para o devido recebimento.
• Toda mercadoria destinada à exposição devera ter em sua embalagem, claramente identificados o nome do evento bem como nome da empresa expositora e o número de seu estande.
• É obrigatório informar a Prix Eventos até o dia 20.10.09 nome da transportadora e carga de cada expositor, bem como da montadora contratada (se for o caso de não ser a oficial)
2.3. SEGURO
Os stands, bens ou produtos, e pessoal a serviço dos Expositores não estão cobertos por seguro, cuja responsabilidade é exclusiva dos Expositores.
2.4. PAGAMENTOS EM ATRASO
Não será liberada pela montadora oficial do evento a área destinada à montagem do stand dos Expositores que tiverem inadimplência de qualquer parcela contratual com a locação do espaço, até o dia 20.10.2009.
2.5. PREENCHIMENTO E ENVIO DE FORMULÁRIOS
É obrigatório o preenchimento e envio do Formulário 01 - credenciamento do Expositor; do Formulário 02 - credenciamento de montadora, sempre que forem utilizados os serviços de outra montadora que não a oficial. Os Formulários encontram-se ao final deste manual.
2.6. REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO – Formulários 01, 02 e 04
O Expositor ficará responsável pelo credenciamento de seu staff, da montadora (sempre que não seja a montadora oficial) e pessoal de serviços ou de manutenção de equipamentos, mediante o preenchimento dos formulários específicos em anexo.
Até o dia 10.10.2009 os formulários destinados ao credenciamento deverão ser enviados à PRIX EVENTOS, pelo fax 51.32496164 ou e-mail: microbiologia@prixeventos.com.br
As credenciais deverão ser retiradas na Secretaria 25º CBM:
• Expositores e serviços: a partir das 14 horas do dia 07.11.2009
• Montadores poderão retirar no local do evento a partir do dia 07.11.09.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES
1. O uso da credencial é obrigatório por parte dos Expositores, montadores e pessoal a serviço no stand.
2. A credencial de Expositor não dá direito à entrada nos auditórios, salvo em casos expressamente autorizados pela Comissão Organizadora.
2.6.1. CREDENCIAMENTO DA MONTADORA OU DECORAÇÃO – Formulário 02
O preenchimento completo e a entrega do formulário correspondente é obrigatório e o mesmo se destina ao cadastramento da empresa contratada para a montagem e decoração do stand. Este formulário não será necessário quando é utilizada a montadora oficial do 25º CBM.
As credenciais somente serão entregues mediante preenchimento completo do formulário com as assinaturas do Expositor e da Montadora que, através do mesmo, se responsabilizam pelo cumprimento das normas deste Manual.
Os organizadores não se responsabilizam por qualquer tipo de serviço de manutenção dos stands. Desta forma, sugerimos que a montadora mantenha funcionários de plantão no local.
Não será permitida a saída de nenhum material por qualquer outra portaria de saída sem a prévia autorização da Gerência de Segurança do ENOTEL.
Nenhum material poderá sair do ENOTEL sem a cópia comprovante de autorização de entrada.
Para fins de organização de fluxo de trânsito nos acessos ao ENOTEL deverá ser comunicado à Gerência de Segurança o horário previsto para saída de materiais.
Assim como a entrada, a saída autorizada para pessoal de montagem de eventos será obrigatoriamente a portaria de serviço. Na entrada serão entregues crachás “EVENTOS” e, na saída, os mesmos deverão ser devolvidos à portaria de serviço
DATA LIMITE PARA O ENVIO DOS FORMULÁRIOS: 20.10.2009
Observação:
1) Todas as credenciais fornecidas pelos organizadores são pessoais e intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. O uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas segundas vias de credenciais apreendidas.
2) CREA
Chamamos sua atenção para, no caso de montagem com outra montadora que não a oficial, certificar-se de que esta tenha providenciado junto ao CREA (Conselho Regional de Engenharia e Arquitetura) o recolhimento da ART (Anotação de Responsabilidade Técnica).
É obrigatório manter em seu stand uma cópia desta guia, pois, no caso de fiscalização, poderá haver embargo de stand.
2.6.2. CREDENCIAMENTO DE EXPOSITORES – Formulário 01
Para o credenciamento do staff de expositores deverá ser enviado para a PRIX EVENTOS, o formulário correspondente, até o dia 20.10.2009
Serão aceitos pedidos de credenciais nas seguintes proporções:
• Estandes de 09m² até 06 credenciais
• Estandes de 18m² até 09 credenciais
• Estandes com área múltipla
das áreas acima mencionadas a cada módulo adicional acrescentar a mesma quantidade acima mencionada
3. MONTAGEM
MONTAGEM 6 de novembro – das 07h00 às 18h00 – Recebimento de materiais para stand
7 de novembro – das 07:00 às 16:00 – Montadora Oficial
7 de novembro – das 16:00 às 24:00 – Demais Montadoras
8 de novembro - das 07:00 às 13:00 - decoração
EVENTO 08,09,10,11 de novembro de 2009 – 13:00 às 20:00
12 de novembro de 2009 – 08:00 às 17:00
DESMONTAGEM 12 de novembro de 2009 - a partir das 20:00
Fica sob a responsabilidade da Montadora Oficial, a localização dos stands, supervisão da montagem e das instalações técnicas.
As portas da exposição serão fechadas para carga e descarga no dia 08.11.2009 ás 08 horas, após este horário somente serão permitidos serviços de decoração interna dos stands, desde que nenhum material ou entulho seja colocado nos corredores.
3.1. LOCALIZAÇÃO DOS STANDS
Caberá à Montadora Oficial demarcar a localização dos stands, atendendo à ordem cronológica de solicitações e chegada das montadoras, e às necessidades técnico-operacionais de montagem.
O Expositor receberá a área do seu stand demarcada no piso, no caso em que tenha stand especial e não utilize a montagem básica.
3.2. ALTURA MÁXIMA UTILIZÁVEL – indicada na planta baixa
3.3. PAREDES DIVISÓRIAS
É obrigatória a construção de paredes divisórias em todo o período limítrofe com outros stands, obedecendo as normas estabelecidas adiante. No caso de divisórias que ultrapassem a altura de 2,20m estas deverão ter acabamento externo na área que ultrapassar a referida altura.
3.4. UTILIZAÇÃO DO PAVILHÃO
• O piso não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escavado pelo Expositor ou seus prepostos.
• É proibido apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do stand ou de produtos expostos à estrutura, telhado e paredes do pavilhão. É, também, proibido furar ou pintar estes elementos.
• São vetadas quaisquer construções em alvenaria ou similares
• Elementos estruturais ou decorativos combustíveis deverão ser evitados e, quando utilizados, deverão sofrer processo de ignifugação ou serem compostos de materiais retardantes ao fogo.
3.5. CARGA MÁXIMA
A carga máxima para a área de exposição é de 450kg/m²
O expositor deverá encaminhar à organização declaração por escrito do peso do equipamento e dos meios de transporte pesados que irá utilizar em seu stand.
• Cargas puntiformes deverão estar apoiadas em placas de aço emborrachadas ou plataforma de madeira compatíveis com a referida carga.
3.6. JARDINS E PLANTAS
Jardins, plantas e flores ornamentais serão permitidas quando contidas em vasos, cestos ou outros recipientes, desde que não seja usada terra solta, areia ou pedras para execução de jardins no local.
3.7. PROJEÇÃO HORIZONTAL DO STAND
A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem (incluindo vitrines) ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar totalmente contida nos limites da área do stand.
Não serão aceitas projeções sobre stands contíguos ou sobre a passagem do público, à exceção de spots para iluminação de logotipos, desde que colocados à altura mínima de 2,30m.
3.8. NORMAS DE TRABALHO
• Todo o elemento decorativo ou testeira deverá ter acabamento de ambos os lados, seja na divisão com stands contíguos, seja na divisão com ruas transversais.
• Não será permitida a entrada dos seguintes materiais:
- serra circular de bancada
- disco de corte para ferro e alumínio
• Os stands com estruturas construídas deverão entrar no pavilhão semi-prontos, faltando apenas os detalhes de acabamento final.
• Não será permitido lixar e/ou amassar as paredes dos stands nas dependências do pavilhão.
• As vias de circulação e os stands contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no stand. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do stand do próprio Expositor.
• Todo trabalho com graxa, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos, deverá ser realizado em vasilhames adequados, evitando danos às pessoas, ao pavilhão e aos stands contíguos.
• Todo o stand que possuir painéis de vidro na área externa deverá utilizar sinalização de alerta nos mesmos, a fim de facilitar a visualização do público, evitando possíveis acidentes.
• Para fixação de carpete diretamente no piso do pavilhão, somente poderá ser utilizado fita adesiva 3M referência 4880 ou Cremer tipo esparadrapo ref 606 X, sendo proibido a aplicação de cola. Toda fita deverá ser retirada após o evento.
• É norma do Centro de Convenções que, todo o stand que tiver piso elevado com tablado, deve conter rampa de acesso para cadeiras-de-roda.
• É proibida a permanência em outras áreas do Enotel ao pessoal de montagem, limitando-se seus deslocamentos às áreas de trabalhos específicos e/ou espaço alugado para realização do evento, não é permitida a entrada de menores de 16 anos, como também a entrada de pessoas trajando shorts, mine-blusas.
•
3.8.1 NORMAS PARA AS MONTADORAS
• Não permitir que seus empregados circulem pelas áreas comuns com roupas inadequadas
• Não permitir a circulação com sapatos sujos
• Não permitir a execução de serviços que provoquem barulho, odores desagradáveis ou sujeira de forma que prejudiquem as outras montadoras.
• O transporte no interior das dependências do Centro de Convenções que não for feito manualmente, somente poderá ser feito por veículos com rodas de borracha (pneus)
• É proibido fumar no interior do Centro de Convenções.
• Os sanitários de serviço existentes no Centro de Convenções estarão liberados para a higiene pessoal dos empregados das montadoras, estando terminantemente proibida sua utilização para limpeza de equipamentos, materiais, lavagem de pincéis, etc.
3.9 APRESENTAÇÃO DE PROJETOS
Os projetos dos stands deverão ser apresentados para aprovação dos Organizadores e do Centro de Convenções até o dia 10.10.2009 e deverão conter, elevação, corte e perspectiva. Encaminhar para Prix Eventos – A/C. Silvia Neglia e-mail: microbiologia@prixeventos.com.br
3.10 NORMAS DE SEGURANÇA
• INSTALAÇÕES ESPECIAIS – quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para stands contíguos ou para o pavilhão, deverão ser providos de instalações especiais que eliminem por completo qualquer periculosidade, podendo, a critério dos promotores, ser solicitada a retirada caso as condições assim o indiquem.
• EXTINTORES – todo Expositor que ocupe área igual ou superior a 18m², será obrigado a manter em seu stand, desde o início da montagem até o final da desmontagem, pelo menos 01 (um) extintor de gás carbônico de 6 kg.
• EQUIPAMENTOS PROIBIDOS – é proibido o funcionamento de motores a combustão no interior do pavilhão; é também proibida a utilização de explosivos, gases não inertes, tóxicos e combustíveis.
3.11. EMBARGO DA CONSTRUÇÃO
Os organizadores têm o direito de embargar a construção do stand ou a parte dele que possa estar em desacordo com as normas deste manual. Caso a montadora contratada pelo Expositor não reformule o projeto e a construção em tempo hábil o stand não poderá ser utilizado no período de realização, sem prejuízo dos custos contratuais com os organizadores.
3.12. VOLUME DE SOM
Os organizadores reservam-se o direito de fazer cessar atividades com utilização de som amplificado, sempre que estas estejam a não permitir a tranqüila conversação nos stands vizinhos ou que estiverem ocasionando distúrbios, aglomerações e reclamações dos stands contíguos. Da mesma forma, toda e qualquer manifestação que possa provocar incômodo.
3.13. DESMONTAGEM – 12 de novembro de 2009 a partir das 20:00
É obrigação do Expositor retirar toda a sua mercadoria, bem como providenciar a desmontagem de seu stand no prazo e dentro dos horários estipulados no item 1.5.
• O Expositor é inteiramente responsável pela sua mercadoria de exposição enquanto esta permanecer no recinto da exposição.
• Os materiais e equipamentos eventualmente remanescentes no interior do pavilhão após o término do período permitido, serão retirados pelos organizadores, que não se responsabilizarão por perdas, danos, avarias, roubos ou extravios de qualquer natureza daí recorrentes.
4. INSTALAÇÕES
4.1 ENERGIA ELÉTRICA
A Energia Elétrica estará disponível em 127 V fase/neutro e 220 V fase/fase, freqüência de 60 Hz.
• Após o encerramento diário das atividades, todos os circuitos de energia elétrica serão desligados, com exceção dos equipamentos que necessitem ficar ligados em período integral. Estes deverão estar ligados em circuitos independentes e ter a identificação “NÃO DESLIGAR”.
• A proteção geral do quadro deverá, necessariamente, ser feita por disjuntores termomagnéticos e de fusíveis.
• A distribuição interna do stand deverá atender as condições abaixo:
CORES FUNÇÕES
Vermelho Fase R
Branco Fase S
Preto Fase T
Azul Neutro
Verde Terra
4.2 AR CONDICIONADO
O pavilhão de exposições do Enotel está equipado com ar condicionado central, não havendo necessidade destas instalações nos stands. Recomenda-se não projetar coberturas para que o ar tenha o aproveitamento ideal.
4.3 INSTALAÇÃO HIDRÁULICA
Não será permitida instalação de água e esgoto nos stands.
SERVIÇOS E FACILIDADES
5.1. VIGILÂNCIA (*)
Os organizadores proverão serviços de vigilância e segurança, em tempo integral, para o pavilhão em geral.
Caso a empresa possua serviço de vigilância particular e queira utilizá-lo,favor contatar a organização.
5.3 LIMPEZA (*)
A organização providenciará a limpeza de corredores e demais dependências do pavilhão durante a realização do evento, ficando a limpeza interna dos stands por conta do Expositor.
É obrigação do expositor acondicionar restos de alimentos, desperdício ou materiais semelhantes em sacos plásticos e depositar em áreas que os organizadores estabelecerão previamente.
5.4 TELEFONES e INTERNET (*)
O Centro de Convenções Enotel não possui central telefônica para expositor, este serviço deve ser comunicado e solicitado ao organizador. A utilização de internet é disponibilizada via rede wireless, credenciada ao hóspede do hotel, e liberada via cartão de acesso ao expositor.
5.5 ESTACIONAMENTO
Há estacionamento no próprio local do evento com 200 vagas disponíveis.
5.6 SERVIÇOS DE ALIMENTAÇÃO, CATERING E BUFFET
• O Enotel oferece a seus clientes uma grande variedade de opções de cardápios para qualquer tipo de evento. Também dispõe de várias opções de pacotes com preços especiais. Favor contatar a Gerência de Eventos para informações e orçamentos.
• Não é permitida a entrada de alimentos e bebidas por terceiros para serem servidos nas dependências do Enotel. O serviço de “Buffets” externos eventualmente contratados pelo cliente não será admitido
• Alguns serviços são permitidos ao expositor, como a locação de máquina de café expresso e produtos industrializados não fornecidos pelo hotel, mas é necessária a autorização de entrada junto a gerência de eventos .
Demais ações não especificadas devem ser consultadas/ diretamente a empresa Organizadora – Prix Eventos - 51.32496164 – microbiologia@prixeventos.com.br
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